Adjoint(e) administratif(ive)
Rôle et contexte du poste :
Le titulaire du poste aura comme rôle principal d’effectuer des tâches administratives tout en s’assurant d’offrir un service à la clientèle de qualité. Il aura comme mandat principal d’assurer la fluidité et l’exactitude des informations à communiquer entre les collaborateurs à l’interne comme à l’externe de l’organisation.
Responsabilités clés :
- Assurer le suivi de l’ensemble des dossiers qui lui sont confiés
- Participer à l’amélioration des politiques et des procédures
- Voir à la bonne gestion des agendas et boites de courriels
- Planifier et assister aux réunions ou comités et prendre des notes
- Rédiger et remettre les comptes rendus aux participants
- Produire les comptes de dépenses
- Organiser les déplacements à l’extérieur
- Rédiger, corriger et mettre en page des documents
- Élaborer et monter divers tableaux et formulaires à l’aide de différents logiciels
- Assurer le classement, la confidentialité et l’intégrité des documents
- Effectuer différentes tâches cléricales telles que du classement, impression, photocopies
Compétences clés :
- Capacité d’établir de bonnes relations interpersonnelles
- Autonomie, discrétion
- Souci du travail bien fait
- Courtoisie, polyvalence
- Esprit d’équipe
- Sens des responsabilités
- Sens de l’organisation et gestion des priorités
- Approche axée sur le service à la clientèle
- Souplesse interpersonnelle, entregent
- Capacité d’adaptation, tolérance au stress
Exigences:
- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou techniques de bureautique
- 2 à 3 ans d’expérience dans le domaine
- Parfaitement bilingue (français anglais) à l’oral et écrit
- Parfaite maîtrise des logiciels: Word, Excel, PowerPoint, Outlook