Coordonnateur Administratif / Manoir Sainte Geneviève

Rôle et contexte du poste :

Le titulaire du poste relèvera directement du directeur général de la résidence et aura comme fonction principale d’assister le directeur général dans la coordination de ses activités et la gestion administrative de ses dossiers. Il supervise les effectifs et les activités liés à l’accueil, à l’animation et à l’entretien général afin d’offrir aux résidents un service à la clientèle de qualité dans le sens de la mission de la résidence. 

Responsabilités clés :

• Assister le DG pour planifier, organiser, diriger, évaluer et contrôler les différents services de la résidence, les activités en conformité avec les orientations de l’entreprise
• Élaborer, diffuser et mettre à jour un plan de mesure d’urgence (formation du personnel, pratiques)
• Encadrer, motiver et superviser les employés
• Impliquer et responsabiliser son personnel
• Embaucher, former et évaluer les employés
• Assurer la qualité des services et de la propreté des lieux, notamment voir au respect des normes et standards
• Assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés en collaboration avec le directeur général
• Voir à la planification et l’organisation de réunions, comités ou rencontres et effectuer la prise des notes
• Procéder à l’entrée de données et effectuer les suivis pertinents à l’aide du logiciel Hopem (ouverture/fermeture de dossiers, modifications au bail, perception des loyers et facturation)
• Effectuer la gestion financière (perception des loyers, gestion des comptes à recevoir / trop payé)
• Assurer une bonne gestion des dossiers du personnel, de la paie et des feuilles de temps 
• Coordonner l’entretien général dans les appartements
• Accueillir, renseigner, conseiller et rassurer les résidents pour toute situation qui les concerne ou préoccupe
• Assurer la location des unités disponibles à la résidence

Compétences clés :

• Capacité d’adaptation, tolérance au stress, leardership
• Excellent sens de l’organisation et de la gestion des priorités
• Approche orientée sur le service à la clientèle
• Fort esprit d’équipe et d’entrepreneuriat
• Grande facileté à établir et maintenir de bonnes relations

Exigences:

• Formation en techniques administratives ou universitaire de premier cycle en administration ou toute combinaison de formation et d’expérience de travail équivalente
• 5 années d’expérience pertinente
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (un atout)
• Bonne maîtrise du logiciel Hopem (un atout)
• Bilinguisme  (un atout)
• Disponibilité une fin de semaine sur deux